W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako nagła potrzeba. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie reakcją na presję.
Na start trzeba zdecydować, kto jest właścicielem procesu. Bez tego nie ma spójności. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Właściciel procesu i źródła danych
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być powtarzalne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, następnie kto je weryfikuje, finalnie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.
Rejestr i checklista: „szkielet” obsługi
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. Najpierw zbiera się informacje, potem sprawdza spójność, a na końcu odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje błędnych danych. Jedno źródło prawdy ogranicza chaos. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się kontrola.
Dlaczego przegląd jest lepszy niż „naprawa po fakcie”
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. Na początku identyfikuje się zmianę, w kolejnym kroku ocenia wpływ na porządek, na domknięcie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb ratunkowy, tylko działa planowo.
W codziennym działaniu firmy najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy celem jest utrzymanie porządku oraz gdy ważne są kontrola zmian.
Najczęstsze powody problemów w obsłudze BDO
Proces sypie się zwykle przez: (1) „wspólną odpowiedzialność”, (2) brak rytmu kontroli, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje rutyna, która jest do utrzymania.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter proceduralny i nie zastępuje interpretacji urzędowej.
+Reklama+
